2014.09.26 Fri
ダイレクト出版
TO: ダイレクト出版のみんなへ
From: 小川忠洋
社内文書はどう書くべきか?
最近、何人かの人とやりとりをしていて、
強く感じたことがあります。
それは「伝える力」が全体的に低いのではないか。
ということです。
というのも、その人たちとは、このメールのように
テキストでやりとりをしていました。チャットワークでやりとりしたり、
エバーノートでメモをまとめて提出してもらったり、、、
そういった文書を読んでいて感じました。
ぼくがやりとりしていたのはリーダークラスの人ですから、
その人たちでさえ、そうであれば、全体的に低いのかな?
と懸念したところです・・・
まず、第一に感じたのは、
読む相手の事をあまり考えてないということです。
たとえば、メモのキャプチャを相手にみせたい時、
エバーノートにその画像があるから、エバノの共有リンクを
チャットワークで送る。
これって普通の事でしょ。
と思うなら、あなたも見る相手の事をもっと
考えたほうがいいかもしれません。
このようにしたら、チャットワークからエバノのリンクをクリックして
別画面に遷移して、そこで添付ファイルをクリックして、
さらに別画面に遷移して、そこでやっと見れる。
というようになります。
一方、気を利かせて、
チャットワークに画像を貼れば、
チャットワーク上で、チェックすることができます。
えらい細かい事を言う、小さな男だなと思わないでください(笑)
これが、相手に対する気遣いというものです。
気を利かせるという事は、相手の状況を想像して、
相手が見やすいように工夫することです。
毎日、大量の資料を見なければいけない立場の人間からすれば
毎回、そんな事で、ムダな動きをしなければいけなくなります。
そして、もっと大切なことは、
日頃からそういう気遣いができないと、
顧客に対してもそういう気遣いができなくなります。
人間そもそも、気づかないものを改善する事はできません。
この1クリック、この画面遷移が、
どれだけユーザビリティを落としているか?
という事に気づかなければいけません。
ぶっちゃけ、これがネットユーザーだったら、
2クリックしたら、見る人は明らかに半分以下、
おそらくは10%程度まで下がるでしょう。
こういう世界ですw
先日も、どこかの事業部で、顧客向けに1時間以上の
ビデオをアップして、ぽんと流しているの見ましたが、
気が利けば、何個かのパーツに分ける事ができるでしょう。
(ちなみにまさに水曜webinarでそんな話をしてました
1時間のビデオまるごと渡すよりも、
5分10分ごとに分けてそれぞれにタイトルを付けた方が、
見やすいし価値があがると)
顧客も人間ですが、われわれも人間なので、
見ずらい資料、メモ、めんどうなクリック、
などがあったら、見なくなるのです!
そんなん、見ない方が悪い。
と責任放棄するのは簡単ですが、
伝わらないコミュニケーションの責任は、
ほとんどの場合、伝える側にあります。
ちなみに仕事ができると言われる人間は、
大抵、こういう気がとても利きます。
常に相手のことを気遣っているからでしょう。
「伝える力」
とは、コミュニケーションの根本で、
さらにはセールス、マーケティングにも
大いに関わってきます。
ちょっとした気遣いがあるだけで、
伝える力は劇的に変わりますよ。
ーおがわ